Vào năm 2021, Modest Coffee đã nhận được một đơn đặt hàng có vẻ như là mơ ước đối với một doanh nghiệp rang xay bán sỉ: 6.000 bao cà phê rang (theo ước tính). Vào thời điểm những người đồng sáng lập Jenni và Marcus Contaldo nhận ra rằng điều này thật quá tốt để trở thành sự thật, thì cũng là lúc quá muộn để thay đổi. Khởi đầu là một đơn đặt hàng béo bở từ một nhà bán lẻ lớn trong nước, giờ đây đã trở thành một đống nợ - lên tới gần 250.000 đô la.

Khi thỏa thuận thất bại, Jenni và Marcus bị bỏ lại với hàng chục nghìn pound cà phê đã rang và một hóa đơn mà họ không đủ khả năng chi trả. Một phép màu thần kỳ nào đó, cuối cùng cặp đôi này đã bán gần hết số hàng đó trong vòng chưa đầy 24 giờ. Mặc dù đây là một câu chuyện đặc biệt, nhưng tình trạng này không phải là hiếm gặp. Khi các nhà rang xay hợp tác với các nhà phân phối lớn, sẽ kéo theo rủi ro rất lớn. Câu chuyện của cặp vợ chồng này là một bài học đáng giá về việc điều hướng các giao dịch của nhà phân phối và những việc cần làm trong trường hợp khủng hoảng.

Sự quyến rũ đầy rủi ro của Nhà phân phối toàn quốc

Contaldos bắt đầu thành lập Modest Coffee vào năm 2013 với tư cách là cửa hàng rang xay và thương mại điện tử. Jenni và Marcus bắt đầu bán cà phê của họ tại các chợ nông sản địa phương, sau đó tìm được khách hàng ở một vài cửa hàng tạp hóa nhỏ. Sau vài năm phát triển và quản lý thành công các mối quan hệ với nhà bán lẻ của riêng họ, cặp đôi này đã sẵn sàng chuyển sang kỷ nguyên tăng trưởng tiếp theo: làm việc với các nhà phân phối lớn.

Jenni cho biết: “Chúng tôi nghĩ rằng việc chuyển sang mối quan hệ với nhà phân phối sẽ là cách chúng tôi có thể nhân rộng sản phẩm thành công từ địa phương ra khu vực rộng lớn hơn và trên toàn quốc. Một chủ cửa hàng tạp hóa địa phương đã kết nối Jenni và Marcus với một nhà môi giới thực phẩm, người đã giúp cặp đôi xác định một nhà bán lẻ lớn trên toàn quốc để hợp tác. “Chúng tôi chọn nhà phân phối này vì họ đã bán hàng cho rất nhiều cửa hàng đặc sản nhỏ hơn khác.”

Cửa hàng rang xay cafe Modest Coffee đã trở thành đối tác chính thức của nhà phân phối. Jenni nói: “Chúng tôi đã ký vào hợp đồng về việc chúng tôi sẽ không được trả tiền cho đơn hàng đầu tiên cho đến khi tất cả sản phẩm được bán hết tại nhà bán lẻ" - một thông lệ chung của các nhà phân phối lớn. “Khi hợp tác và tính toán, chúng tôi biết rằng đó sẽ là sản phẩm cà phê trị giá vài nghìn đô la. Chúng tôi có thể xử lý việc đó, đặc biệt nếu đó là con đường mở ra thêm nhiều đơn đặt hàng khác hơn.”

Đó là một sự rủi ro được đo lường cho Modest. Chơi trò chơi theo quy tắc của nhà phân phối, trì hoãn thanh toán vài nghìn đô la cho đơn hàng đầu tiên và nếu mọi việc suôn sẻ, sẽ tiếp tục tiếp cận một số lượng lớn các nhà bán lẻ khác trên toàn quốc.

Đơn hàng lớn đồng nghĩa với rủi ro lớn

Sáu tháng sau khi trở thành đại lý của nhà phân phối, Jenni nhận được một email mà cô không thể tin được. Một trong những nhà bán lẻ lớn nhất trong nước sẽ tổ chức một chương trình cà phê đặc sản và họ muốn Modest Coffee tham gia với đơn đặt hàng là 6.000 đơn vị. Vào thời điểm đó, Contaldos tin rằng điều này có nghĩa là 6.000 bao cà phê.

Nhìn lại, Jenni và Marcus nhận thấy có một số thời điểm lẽ ra họ nên đặt nhiều câu hỏi hơn, từ chối các đại diện bán hàng và môi giới, đồng thời xác nhận các chi tiết bằng văn bản. Cảnh báo đầu tiên đến từ nhà môi giới đàm phán thỏa thuận: họ nói, mặc dù hợp đồng đã ký trước đó, Modest Coffee sẽ được thanh toán đầy đủ cho đơn hàng đầu tiên ngay sau khi nhà phân phối nhận được đầy đủ số lượng cà phê.

Jenni nói: “Người môi giới nói với chúng tôi rằng đây là một quy luật đặt hàng đặc biệt. “Bởi vì nhà bán lẻ đã đặt hàng, nên khoản thanh toán thông thường không được áp dụng. Anh ấy nói với chúng tôi, 'các bạn cứ yên tâm, các bạn sẽ được trả tiền ngay lập tức và không cần phải lo lắng về hợp đồng”.

"Chúng tôi biết người bán lẻ là ai, nhưng chúng tôi không thể liên lạc với bất kỳ ai ở đó. Bây giờ tôi thấy rằng chúng tôi chỉ là những con số trên một bảng tính

MARCUS CONTALDO

Cơ hội quá hấp dẫn để có thể bỏ qua. Jenni nói: “Những con số dự đoán thực sự thú vị". “Và chúng tôi rất vui mừng khi làm được nhiều điều mà chúng tôi hằng mong muốn, chẳng hạn như cung cấp bảo hiểm sức khỏe tốt và chia sẻ lợi nhuận với đội ngũ của chúng tôi.”

Họ đã ký các giấy tờ và nhận nợ để đặt thêm cà phê và vật liệu đóng gói. Họ hoàn toàn mong đợi nó sẽ được hoàn trả một cách nhanh chóng sau khi nhà phân phối nhận được tất cả lượng cà phê và thanh toán cho họ.

“Chúng tôi biết nhà bán lẻ là ai, nhưng chúng tôi không thể liên lạc với bất kỳ ai ở đó,” Marcus nói. “Bây giờ tôi thấy rằng chúng tôi chỉ là những con số trên một bảng tính.”

Đợi đã, bạn không phải nói là 6.000 bao cà phê sao?

Vài tuần sau, các đơn đặt hàng cà phê bắt đầu được gửi đến. Họ không đến theo chung một lớn - mỗi trung tâm trong số năm trung tâm phân phối riêng lẻ đã đặt hàng riêng với Modest. Theo đó, Jenni và Marcus đã tăng số giờ rang và bắt tay vào làm việc.

Sau đó, Jenni nhận thấy một điều kỳ lạ. Các đơn đặt hàng đã tăng lên hơn sáu nghìn bao cà phê và các đơn đặt hàng vẫn đang được gửi đến. Khi cô hỏi người môi giới tại sao điều này lại xảy ra, cô không thể tin vào những gì anh ta nói.

Cô nói: “Mỗi đơn vị không phải là một bao mà là một thùng gồm sáu bao. “Vậy sáu nghìn đơn vị là… ba mươi sáu nghìn bao cà phê.”

Ngay lập tức, Jenni và Marcus cố gắng rút lui khỏi sự thỏa thuận này. Người môi giới của họ khuyến khích họ làm theo đơn đặt hàng, nói với họ rằng họ vẫn sẽ được trả tiền ngay sau khi nhà phân phối nhận đủ tất cả lượng cà phê. Ông cũng cảnh báo họ rằng họ có thể sẽ bị đuổi khỏi nhà phân phối vĩnh viễn nếu rút đơn đặt hàng lần này.

Jenni cho biết: “Chúng tôi đã mắc nợ hàng chục nghìn đô la cho lượng cà phê xanh và bao bì bổ sung mà chúng tôi đã mua. “Có vẻ như chúng tôi đã đi quá xa để có thể rút lui, và vẫn chắc chắn sẽ được trả tiền khi tất cả đã được vận chuyển. Có vẻ như lựa chọn thực sự duy nhất là tiếp tục.”

Bất chấp khối lượng công việc khổng lồ phía trước, sự chắc chắn về khoản thanh toán trong tương lai nghe có vẻ tốt hơn là gắn bó với khoản nợ mà họ đã tích lũy. Jenni và Marcus đã không lùi bước—cặp vợ chồng này đã vay hơn 216.000 đô la để trả tiền mua hạt cà phê, đóng gói, nhân công và vận chuyển cần thiết để hoàn thành tất cả 36.000 bao cà phê. Cuối cùng, sau sáu tuần chạy máy rang hơn hai mươi giờ mỗi ngày và nhờ tất cả bạn bè và gia đình của họ giúp đóng gói cà phê, đơn hàng cuối cùng đã được chuyển đi.

Jenni đã viết trong một blog trên trang web của Modest Coffee: “Chúng tôi đã sử dụng hết mọi thẻ tín dụng và cạn kiệt tiền tiết kiệm cá nhân và kinh doanh của mình. “Chúng tôi không có lựa chọn nào khác nhưng chúng tôi tự trấn an rằng số tiền 250.000 đô la mà đơn đặt hàng tiềm năng này sẽ trả cho chúng tôi và các đơn đặt hàng tiếp theo trong tương lai từ nhà bán lẻ này sẽ xứng đáng với mọi thứ mà chúng tôi bỏ ra.”

Họ vận chuyển cà phê đi và chờ đợi. Nhiều tuần trôi qua, rồi nhiều tháng. Email từ nhà phân phối về việc thanh toán cho các đơn đặt hàng rất mơ hồ và khoản thanh toán vẫn chưa đến. Cuối cùng, Jenni và Marcus nhận được tin mà họ lo sợ: nhà bán lẻ lớn đã ước tính nhu cầu quá cao đối với chương trình cà phê đặc sản mới của họ.

Vì vậy, họ không còn cần tất cả số cà phê đã đặt và họ sẽ không trả tiền. Nhà phân phối sẽ vận chuyển tất cả cà phê trở lại xưởng rang cà phê Modest Coffee cùng với hóa đơn trị giá 30.000 đô la cho nhà kho và phí vận chuyển.

Những hợp đồng với nhà phân phối có rất nhiều quyền lợi

Việc một nhà phân phối rút đơn hàng lớn không phải là hiếm. Câu chuyện của Modest Coffee đã được chia sẻ trên LinkedIn, và hàng chục nhà sáng lập đã vào phần bình luận để chia sẻ những câu chuyện tàn khốc của họ với các nhà phân phối—một số giao dịch được báo cáo ban đầu có vẻ rất hứa hẹn, nhưng cuối cùng lại khiến họ phải phá sản.

Jordan Buckner, chuyên gia về hàng tiêu dùng đóng gói (CPG) và là người sáng lập trang web Foodbevy, cho biết một điều mà mọi công ty tham gia vào mối quan hệ với nhà phân phối nên biết là các nhà phân phối quốc gia lớn nhất hiếm khi đưa ra các cam kết cụ thể.

"Chúng tôi không có lựa chọn nào khác ngoài việc tự trấn an mình rằng số tiền 250.000 đô từ đơn hàng này sẽ được thanh toán cho chúng tôi và những đơn hàng tiềm năng tiếp theo trong tương lai từ nhà bán lẻ này sẽ là thành quả xứng đáng.

JENNI CONTALDO

Buckner nói: “Họ không ký hợp đồng với bất kỳ con số cố định nào. “Sẽ không bao giờ nói rằng ‘Tôi sẽ bán cho bạn từng này, bạn sẽ trả cho tôi từng này, đây là mức giá.’” Các nhà phân phối quản lý một chuỗi cung ứng phức hợp và phải tính đến nhu cầu thay đổi nhanh chóng từ các nhà bán lẻ. Nói cách khác, theo Jordan, “Họ muốn sự linh hoạt tối đa.” Về cơ bản, các nhà phân phối quốc gia đang mua hàng ký gửi: nếu sản phẩm bán được, điều đó thật tuyệt, nhưng nếu không, họ có thể trả lại cho bạn - và bạn sẽ thanh toán hóa đơn.

Buckner gợi ý rằng các nhà rang xay cà phê nên bắt đầu làm việc với các nhà phân phối nhỏ hơn trong khu vực hơn là các nhà phân phối lớn trên toàn quốc: “Hầu hết họ sẽ chỉ mua trực tiếp. Và nếu sản phẩm không bán được, họ vẫn sẽ thanh toán cho bạn nhưng họ sẽ không mua hàng của bạn nữa.”

Bất kể bạn làm việc với nhà phân phối quy mô nào, tên của trò chơi dành cho các nhà rang xay là giao tiếp quá nhiều. Buckner gợi ý: “Hãy viết một email với tất cả các chi tiết được liệt kê. “Hãy thật cụ thể: đây là những nhà bán lẻ mà chúng tôi đang hỗ trợ, đây là những trung tâm phân phối, đây là giá cả, đây là số lượng sản phẩm.”

Rủi ro khi làm việc với một nhà phân phối lớn trên toàn quốc là, cho dù bạn trao đổi rõ ràng đến đâu, thì nhà phân phối vẫn là người nắm quyền. “Vấn đề lớn nhất là nhà phân phối có thể đặt hàng bao nhiêu tùy thích từ Modest Coffee,” Buckner nói. “Có thể họ sẽ đặt một nửa số lượng, ngay cả sau khi đồng ý với con số sáu nghìn – hoặc có thể họ sẽ tăng gấp ba. Họ xây dựng các thỏa thuận để họ đạt được tất cả sự linh hoạt và việc có thực hiện các đơn đặt hàng hay không, quy mô như thế nào là tùy thuộc vào bạn.”

Bán gần 200.000 đô la cà phê trong 15 giờ

Jenni và Marcus đã bị rút ruột - nhưng quyết định hành động nhanh chóng. Vài ngày sau khi nhận được cà phê bị hoàn trả, cặp đôi đã viết một bài báo giải thích tình hình và chia sẻ nó trên mạng xã hội, mời mọi người mua cà phê rang với giá gốc. Chỉ trong vài giờ, bài viết đã có hàng nghìn lượt chia sẻ.

“Sự việc diễn ra hơn cả những gì chúng tôi tưởng tượng. Chúng tôi chia sẻ trên trang mạng xã hội Chicago subreddit, sau đó là r/coffee,” Jenni nói. “Chúng tôi bắt đầu nhận được các đơn đặt hàng trực tuyến từ khắp nơi trên đất nước, thậm chí cả Canada. Nó lan truyền chóng mặt—tôi nghĩ đó là cách duy nhất để mô tả nó.”

Chỉ mất mười lăm giờ để bán hết cà phê nguyên chất của họ.

Kể từ đó, họ đã bán được hơn 30.000 bao cà phê, thu về gần 90% số nợ. Các nhân viên đang bận rộn ở phía sau, đóng gói hàng trăm bao cà phê. Các cuộc gọi đến và đi từ ngân hàng không ngừng.

“Tôi cảm thấy như nó đã được kết nối với rất nhiều người và vẫn đang lan tỏa rộng rãi hơn nữa,” Marcus nói. “Điều này vượt ra ngoài những hy vọng và kỳ vọng mong manh nhất của chúng tôi. Khi tôi nghĩ về kết quả đang diễn ra, tôi cảm thấy thật xúc động.”

Nhìn lại, kinh nghiệm rút ra từ bài học khó khăn này

Làm việc với một nhà phân phối, đặc biệt là một nhà phân phối có phạm vi toàn quốc, rất hấp dẫn. Các cơ hội có quy mô lớn hơn, sẽ kéo theo rủi ro lớn hơn. Modest Coffee đã thoát khỏi sự kết thúc kinh doanh trong gang tấc, qua đó Marcus và Jenni đã rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm đáng giá. 

“[Nhà phân phối] không ký hợp đồng với bất kỳ con số cụ thể nào. Họ sẽ không bao giờ nói rằng ‘Tôi sẽ bán cho bạn từng này, bạn sẽ trả cho tôi từng này, đây là giá cả.’ Họ muốn sự linh hoạt tối đa.

JORDAN BUCKNER

“Tôi thà đánh mất mối quan hệ với nhà phân phối còn hơn là bị đặt vào tình thế buộc phải làm điều gì đó mà tôi không thấy thoải mái một lần nữa. Tôi không cần phải đặt cuộc sống của mình vào tình trạng nguy hiểm vì tiền.”

Đáng ngạc nhiên, cặp đôi này còn có kế hoạch tiếp tục hợp tác với những nhà phân phối khác. Họ hiện đang chuyển một số khách hàng bán lẻ hiện tại của mình thành nhà phân phối và thậm chí đã liên hệ với các cửa hàng tạp hóa khác đang hợp tác với nhà phân phối này để hỏi xem họ có nhu cầu mua cà phê Modest hay không.

Marcus nói: “Vượt ra khỏi phạm vi thị trường mà một nhà phân phối có thể làm vẫn là điều hữu ích. “Chúng tôi hoàn toàn không ghét những nhà phân phối. Chúng tôi chỉ quan tâm nhiều hơn đến sự tăng trưởng được đo lường và làm việc với những người muốn làm việc với chúng tôi.”

Tuy nhiên, mối quan hệ của Modest Coffee với nhà phân phối sẽ rất khác trong tương lai. Thay vì để nhà phân phối quyết định, Marcus và Jenni đang và sẽ dẫn đầu trong tất cả các mối quan hệ với nhà bán lẻ. Marcus nói: “Tôi sẽ không bao giờ thực hiện một giao dịch vô danh, không rõ ràng nữa, không bao giờ,” Marcus nói.

Jenni háo hức nói thêm: “Bất luận những giá trị mà họ mang lại có hấp dẫn như thế nào, chúng tôi sẽ không để các nhà phân phối làm bất cứ điều gì họ muốn chỉ vì họ lớn, chúng tôi nhỏ và họ có hợp đồng linh hoạt. Chúng tôi phải đứng vững trước điều đó và đảm bảo rằng mọi cơ hội đều phù hợp với chúng tôi. Chúng ta phải đứng lên vì chính mình.”